Tiimi- ja projektityöskentely - TIIMI

Ryhmä (tiimi, työryhmä, projekti…) on tietoinen tarkoituksestaan (mitä varten se on olemassa) ja mihin pyritään. Ryhmä tietää mikä on sen vastuualue ja tehtävä koko organisaatiossa.
Ryhmän tavoitteet ja suunnitelmat ovat riittävän selkeitä, ymmärrettäviä ja toteuttamiskelpoisia. Ryhmä tietää miten ne muodostavat osan koko organisaation strategiasta/strategioista. Ryhmä tuntee myös organisaation pelisäännöt ja/tai arvot.
Ryhmä on sitoutunut tehtäväänsä sekä yksilönä että ryhmänä ja siihen voi luottaa.
Ryhmä pyrkii saavuttamaan tavoitteet ja toteuttamaan suunnitelmat eli toimimaan kuten on sovittu. Pelisääntöjä noudatetaan ja työskentelyn laatu on asetetun tavoitteen mukainen.
Tulevaisuusnäkökulma on riittävästi esillä ryhmän palavereissa ja keskusteluissa. Ryhmä ei keskity vain nykyhetkeen ja lähipäiviin, jolloin mahdolliset muutokset tulevat usein yllätyksenä.
Toisinaan pohditaan mahdollisuuksia ja uhkia (sisäisiä ja ulkoisia) tai käytössä on muu hyväksi koettu tapa, joka tarjoaa samoja näkemyksiä. Tarvitaanko?
Tärkeimpien suunnitelmien kohdalla on olemassa varasuunnitelmia ja/tai ryhmä käy riittävästi keskustelua vaihtoehdoista (uusia näkökulmia, ideoita, ratkaisuja...). Tarvitaanko?
Ryhmä ymmärtää miten taloudellinen ajattelu asettaa reunaehtoja toiminnalle. Ryhmän toimintaa tarkastellaan suunnitelmallisesti myös numeroiden valossa.
Jäsenten osaamiset täydentävät toisiaan. Jäsenten avaintehtävät ja vastuut ovat selkeitä. Kaikille jäsenille tai tehtäville on nimetty varahenkilöt, jotta lomien ym. aikoinakin ryhmä voi toimia täysipainoisesti.
Tärkeimmille avaintehtäville löytyy mittareita ja toteutumista seurataan myös ryhmässä.
Keskinäinen luottamus on hyvä. Luottamus voidaan tulkita kahdella tavalla: luottamus ihmiseen (rehti, uskottava, luotettava…) ja luottamus toimintaan (tekee mitä sovitaan, ottaa vastuun, reagoi muutoksiin..).
Ryhmä osaa toimia tiiminä, joka tarkoittaa mm. vastuuta kokonaisuudesta, joustavaa yhteistyö, osaamisen jakamista, auttamista, avun pyytämistä, kannustamista ja tukemista.
Tasapaino jäsenten kesken on hyvä (työkuorma, ajankäyttö...). Ryhmän resursseja käytetään kokonaisuuden kannalta oikein (tekniset välineet ja muut fyysiset resurssit, ihmisten osaamiset ja kiinnostuksen kohteet…).
Palavereissa ja yhteistyössä käsitellään olennaisia asioita, joilla on suurin hyöty- ja tulosvaikutus ja joiden pääpaino on tulevaisuudessa (menneisyydestä opitaan, tulevaisuuteen voidaan vaikuttaa).
Ryhmän työskentely on suunnitelmallista: palaverit valmistellaan ja niihin valmistaudutaan. Asioita pohditaan ja ennakoidaan yhdessä. Suunnitelmat ovat selkeitä ja toteutamiskelpoisia.
Ajankäyttö on hallinnassa: aikatauluista on sovittu ja niitä noudatetaan. Poikkeamiin reagoidaan nopeasti.
Päätöksenteko on tehokas ja päätösten yhteydessä sovitaan myös tavoitteesta, aikataulusta, vastuuhenkilöstä ja seurannasta.
Ryhmä saa riittävän nopeasti tietoa poikkeamista ja muutoksista, jotka vaikuttavat ryhmän toimintaan.
Asioiden käsittelyssä on mukana asiakas- ja kumppanuusnäkökulmat (ulkoiset ja sisäiset asiakkaat, yhteistyökumppanit), joissa otetaan huomioon ryhmän vaikutukset muiden tekemiseen ja kokonaisuuteen. Asiakas tulkitaan laajasti (esim. kuntalainen, potilas, oppilas...).
Ryhmä kiinnittää riittävästi huomiota oppimiseen, osaamisen laajentamiseen ja työskentelyn järkiperäistämiseen / tehostamiseen, jotta se pystyy parhaalla mahdollisella tavalla hoitamaan tehtävänsä muuttuvissakin tilanteissa.
Ryhmän ilmapiiri on kannustava, yhteistyö on innostava ja kommunikaatio toimii. Ilmapiiri tukee koko ryhmän ja sen jäsenten työhyvinvointia.
Asioita kyseenalaistetaan ja niistä väitellä ammattillisesti siten, että erilaiset näkemykset tuottavat lisäarvoa toiminnalle eivätkä synnytä henkilöriitoja.
Ryhmän jäsenet tietävät riittävästi toistensa ajatukset ja asenteet liittyen erityisesti ryhmän tehtävään, tavoitteisiin ja tiimityöhön.
Ryhmässä annetaan riittävästi sekä positiivisia että korjaavia palautteita. Ne annetaan rakentavalla tavalla oikealle ihmiselle, oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan.
Korjaavat palautteet otetaan vastaan siten, että ne menevät perille ja vaikuttavat toimintaan. Jos palautteesta ollaan eri mieltä, perustelut ovat asiallisia ja rakentavia (vrt. loukkaantuminen, suuttuminen, hyökkääminen, passivoituminen....).
Henkilösuhteet ovat hyvät ja kaikki tulevat riittävän hyvin toimeen keskenään. Mahdolliset ristiriidat käsitellään nopeasti, jotta keskinäiset erimielisyydet eivät häiritse työskentelyä.
Ryhmä on tehokkaasti toimiva joukkue, jossa erilaisuutta (koulutus, osaaminen, persoona, ikä, sukupuoli…) arvostetaan ja se koetaan vahvuudeksi.
Vallankäyttö on selkeä ja läpinäkyvä. Itseohjautuvassa ryhmässä kuka tahansa voi ottaa tilapäisesti johtajuuden ja esimerkiksi antaa muille ohjeita, kun tilanne sitä edellyttää. Ryhmästä ei löydy "pikkupomoja", jotka vaikuttavat häiritsevästi muiden työskentelyyn.
Ryhmän vetäjä osaa työnsä, on hyvä ohjaaja ja organisoija. Hänen toimintansa on reilua, tavoitteellista ja muut huomioivaa. Jäsenet tietävät mitä kuuluu vetäjän tehtäviin ja millä tavalla hän osallistuu ryhmän työhön.
Ryhmän esimies on riittävän lähellä tai kaukana riippuen ryhmän itseohjautuvuuden tasosta. Hän on hyvä esimies ja osaa työnsä. Hän tukee, kannustaa ja puolustaa ryhmää tarvittaessa. Tiedonkulku ryhmälle ja ryhmältä ulospäin toimii hyvin.
Vetäjän ja esimiehen keskinäinen työnjako on riittävän selvä. Kaikki tietävät milloin ja missä asioissa lähestytään kumpaakin tai molempia.
Ryhmän jäsenet tietävät mitä esimies ja vetäjä odottavat ryhmältä ja ryhmän jäseniltä liittyen tehtävien hoitamiseen, osaamiseen ja yhteistyöhön.
Ryhmän jäsenet tietävät mitä esimies ja vetäjä odottavat ryhmältä ja ryhmän jäseniltä liittyen tehtävien hoitamiseen, osaamiseen ja yhteistyöhön.

* = Pakollinen